Das Thema «Digitalisierung» ist eines der Kernthemen und Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell stellen müssen. Zu den Auswirkungen auf die veränderten Kundenanforderungen, die Unternehmensstrategie und die Prozesse gibt es bereits fundierte Abhandlungen, die sich mit den jeweiligen Inhalten befassen.

Doch welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Mitarbeiter und die sich ändernde Zusammenarbeit im Unternehmen? Was sind die Hürden und Fallstricke für eine erfolgreiche Umsetzung?

Wie bei allen Themen und Projekten bedarf es auch bei Digitalisierungsprojekten einer klaren Zielsetzung:

Was soll ein Projekt erreichen? Was sind die konkreten Ziele?

Beispielhaft sind nachfolgende 5 Punkte illustriert:

Neben den positiven und gewünschten Effekten nehmen gleichzeitig die Herausforderungen von «digitalen» Lösungen zu. Diese gilt es in der Umsetzung zu berücksichtigen.

Welche Herausforderungen und Probleme entstehen mit digitalen Lösungen?

Auch hier sind 5 exemplarische Punkte aufgeführt:

Was ist bei der Umsetzung neuer digitaler Lösungen zu beachten?

Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen von neuen digitalen Lösungen lassen sich auch für die Mitarbeiter feststellen. In vielen Fällen haben sie positive Auswirkungen auf die Tätigkeiten der Mitarbeiter, beispielsweise die technische Unterstützung bisher ungeliebter manueller Tätigkeiten. Gleichzeitig nehmen aber auch die Anforderungen und Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu. Diese werden im nächsten Punkt detaillierter betrachtet. Ohne einen transparenten und offenen Umgang mit diesen potentiellen Problemen entsteht leicht Widerstand gegen neue Lösungen, was zur Gefährdung des Projektziels führen kann.

Welche Herausforderungen gibt es bei den Mitarbeitern zu beachten?

5 Kernherausforderungen für Mitarbeiter:

Wie lassen sich die kritischen Widerstände identifizieren?

Nicht jede potentielle Schwierigkeit führt zu größeren Problemen oder ist gar projektgefährdend. Deshalb ist eine gründliche Identifikation und gute Beurteilung im Vorfeld wichtig. Mit dem nachfolgendem Prüfschemata lässt sich feststellen, wie kritisch digitale Veränderungen für die Mitarbeiter sind:

1. Identifikation der Herausforderungen

Zu Beginn steht eine möglichst umfassende Identifikation möglicher Herausforderungen. Hilfreich dabei ist die aktive Beteiligung von Mitarbeitern aller betroffenen Bereiche sicherzustellen, beispielsweise im Rahmen eines Change Projekts (hierzu später mehr). Neben den offensichtlichen Herausforderungen, gilt es die nicht offenkundig sichtbaren und nicht direkt quantifizierbaren Probleme zu erkennen.

2. Einordnung und Sortierung der Herausforderungen

Im Anschluss werden die Herausforderungen nach ihrer Sichtbarkeit und Quantifizierung einerseits sowie der erwarteten Auswirkung auf das Projektziel andererseits sortiert. Das dient dazu,

  • die Quantifizierung und Wahrnehmung von möglichen Problemen für das Unternehmen und die Mitarbeiter zu bestimmen, um die Wirkkraft der Herausforderung festzustellen und wie tief mögliche Probleme und Vorbehalte in der Mitarbeiterschaft verankert sind;
  • die erwarteten Auswirkungen der Herausforderung zu bestimmen, um festzustellen, wie stark der Einfluss der identifizierten Herausforderung auf das Projektziel ist und wie viel Aufwand für die Beseitigung benötigt wird.

3. Festlegung des Widerstands-Levels

Mithilfe der in der Matrix einsortierten Herausforderungen kann dann das potentielle Widerstandslevel abgeleitet werden. Kritisch sind vor allem die nicht sichtbaren und nicht quantifizierbaren Herausforderungen, die eine hohe Auswirkung auf das Projektergebnis haben können. Diese werden häufig nicht oder nicht ausreichend im Vorfeld berücksichtigt.

Konkret würde dies bei den obigen Herausforderungen zu folgendem (beispielhaften) Ergebnis führen:

Welches Vorgehen ist zu empfehlen?

Bei der klassischen Projektarbeit stehen die fachlichen Projektziele (s. mögliche Ziele oben) im Vordergrund. Um die oben angesprochenen Herausforderungen parallel zum Fachprojekt konkret zu bearbeiten und zu lösen, bedarf es eines Change-Projekts, das u. a.

  • prüft welche Auswirkungen die Veränderungen auf die Mitarbeiter haben (positive und negative),
  • die ausreichende und rechtzeitige Information der betroffenen Mitarbeiter sicherstellt,
  • die Führungskräfte in der Umsetzung der Projektergebnisse in ihren Bereichen unterstützt,
  • (frühzeitig) mögliche Widerstände erkennt und hilft diese zu beheben und
  • die Umsetzung der Veränderung so lange begleitet, bis diese dauerhaft angenommen wird.

Beide Projekte – Fach- und Change Projekt – müssen Hand in Hand arbeiten, damit die Erarbeitung der Ergebnisse, der Kommunikation und der Umsetzung parallel laufen und erfolgreich realisiert werden kann.

Digitalisierungsprojekte haben nicht nur große Auswirkungen auf die Strategie und Prozesse der Unternehmen, sondern verändern auch die bisherigen Tätigkeiten der Mitarbeiter, teilweise fundamental. Damit die Projekte erfolgreich umgesetzt werden, bedarf es eines frühzeitigen Auseinandersetzens mit den Konsequenzen für die Tätigkeiten der Mitarbeiter.